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Strategie di Comunicazione
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Il segreto dell’organizzazione: non rimandare!

Oggi parliamo di organizzazione e di buoni propositi per questo nuovo anno! Mi capita spesso di ricevere richieste da parte di amici, colleghi, clienti circa l’organizzazione: come fai ad essere sempre così organizzata?

Non rimando mai, anche e soprattutto le cose che amo meno fare.

A parte i casi dove esiste una dote del tutto naturale nel sapersi organizzare perfettamente senza mai essere in ritardo ed avendo tutto sotto controllo, se non la si ha si possono sviluppare piccoli accorgimenti. Nel mio caso sono dovuti all’esperienza soprattutto nell’organizzazione eventi. In questi ultimi, infatti, l’approssimazione non può esistere in nessun passaggio, le scadenze devono essere rispettate, il timing è fondamentale, la capacità di gestire lo stress deve essere altissima ed è fondamentale non procrastinare.

Non è detto che le mie tecniche, il mio approccio, siano adatti a tutti ma potrebbe valere la pena almeno provarci.

Sei pronto?

Quante volte ti sarà capitato di non sapere da che parte girarti e da dove iniziare?

Regola 1 dell’organizzazione: gestire il panico

La prima regola è: niente panico! Facile a dirsi, vero? Eppure ti sembra di aver bisogno di una giornata di almeno 48 ore, se non di più, per riuscire a far tutto.

L’ansia rallenta i processi decisionali, ti fa vedere tutto troppo difficile, complicato e mentre ti arrovelli il tempo scorre inesorabile. Ne stai perdendo di prezioso a farti domande anziché agire ed iniziare a produrre.

Quindi, respira profondamente e controlla le tue pulsazioni. Se ti fa star bene chiudi gli occhi per qualche attimo, accendi un po’ di musica che ami e lasciati cullare. Oppure scegli qualsiasi cosa nel tuo immaginario che ti riporti ad una sensazione di pace.

Regola 2 dell’organizzazione: fai la to-do-list con le priorità

Lo so che le scadenze sono tutte urgenti ma, se rifletti bene, sono certa che troverai quella che lo è più delle altre.

Prendi un foglio e scrivile in ordine di importanza con l’obiettivo di portarle a termine tutte entro la giornata. Inserisci magari un obiettivo extra e se riuscirai a realizzare anche quello sarà una grande conquista che ti darà maggiore sicurezza per il giorno dopo, saprai che è possibile.

Se fissi dei bersagli da raggiungere troppo ardui o inattuabili creerai invece insicurezza, ergo… non farlo.

Regola 3 dell’organizzazione: togli tutte le distrazioni

E quando dico tutte intendo qualsiasi distrazione: silenzia il telefono, togli le notifiche, elimina dal tavolo di lavoro gli elementi ridondanti che sicuramente non userai (ho parlato di questo qui).

Le condizioni di disturbo sono in alcuni casi soggettive, ad esempio a me la musica rilassa ma ci sono casi in cui ho bisogno del silenzio più assoluto per creare in completa armonia. Scegli quindi tu ciò che potrebbe distoglierti dal tuo lavoro.

Di sicuro invece lo smartphone o le notifiche dei social possono attendere, anche perché diversamente saresti lì a controllarle ogni 2 secondi (ed è inutile che dici di no, ti vedo che hai i tuoi device di fianco a te a portata d’occhio 😛 )

PS. A volte ti potrà capitare di dover lavorare in ambienti rumorosi, non ordinati o non in linea con le tue esigenze. Devi trovare il modo di trovare la completa concentrazione. Io sto scrivendo con attorno 3 persone che parlano a voce altissima ma sono riuscita ad estraniarmi, è possibile, credimi.

Regola 4 dell’organizzazione (la più importante): non rimandare!

Si tende spesso a rimandare le cose che non ci piacciono o le più difficili pensando che tanto ci sarà il tempo per farle. Il tempo invece è tiranno e lo sai (se torni al punto 1 sai anche che ti crea ansia).

Faccio un paio di esempi legati alla vita di tutti i giorni per farti toccare con mano il problema:

  • Sera, dopo cena, c’è da sparecchiare e lavare i piatti o semplicemente riporli in lavastoviglie. Sei stanco dalla giornata e pensi che non succederà nulla se li lascerai da sistemare il giorno dopo. La mattina dopo ti svegli, fai colazione e aggiungi altri piatti e bicchieri. Diventa subito tardi e devi correre a gestire le urgenze. Arriva il pranzo e ne sommi altri. Arriva l’ora del pranzo e mangi qualcosa al volo oppure sei semplicemente in ufficio (io sono freelance e quindi posso gestire i tempi). Il lavandino è stracolmo e non ti ci vorranno solo 2 minuti per sistemare tutto ma magari dovrai dedicarci anche mezz’ora di tempo. Quanto ne avresti risparmiato facendolo un po’ per volta?
  • Lavatrici e panni da stendere o stirare. Fai le lavatrici solo quando ormai la cesta dei panni sporchi grida vendetta e sta per esplodere. Ti ritrovi mille stendini colmi di roba o l’asciugatrice che andrà giorno e notte. E poi una montagna di vestiti da piegare e riporre nei cassetti, sempre che non siano anche da stirare. Se invece le facessi nel momento stesso in cui è necessario (evitando gli sprechi, ovvio), stendessi, ritirassi la roba, la piegassi e riponessi tutto al suo posto recupereresti molto tempo.

Qui subentra anche la pigrizia, che non è amica dell’organizzazione, e se già non hai voglia di sistemare poche cose figurati cosa accadrà quando ti troverai di fronte ad un’altura di indumenti o pentole da mettere al loro posto: tenderai a rimandare sino a che non esploderà casa.

La buona notizia è che se lo fai poco per volta impegnerai un tempo limitatissimo anziché interminabile e avrai sempre ordine, anche quando ti capita di ricevere ospiti improvvisi. (Eviterai di tornare nuovamente al punto 1).

Regola 5 dell’organizzazione: lavora nell’ordine

Quando leggo che le persone disordinate sono le più creative sinceramente sorrido: si cerca di giustificare un limite. Perché di questo si tratta.

Inutile dire che se hai tutto in ordine sai esattamente dove mettere le mani e non girerai come un ossesso non sapendo come barcamenarti in mezzo a carte, penne, pennarelli, appunti e mille cose accumulate.

Anche qui come vedi rischi di sciupare tempo prezioso e spesso e volentieri nella confusione tantissime informazioni importanti andranno perse.

Immagina di non riuscire più a trovare quel file essenziale per il tuo progetto perché non hai creato la sotto cartella da inserire nella cartella, entrambe rinominate in modo tale da non poterle dimenticare… chissà quanti Angeli verranno scomodati 😉

Il trucchetto è prendere le cose, usarle il tempo necessario e poi riporle al loro posto, sempre lo stesso.

Tra l’altro il caos si ricollega al punto 3: crea distrazioni.

Regola 6 dell’organizzazione: inizia da ciò che trovi più difficile o noioso

La mattina, quando sarai completamente sveglio e pronto, il tuo cervello sarà più ricettivo dopo il lungo riposo della notte ed è il momento esatto per iniziare.

C’è sicuramente un particolare che ti preoccupa più degli altri o che ti piace meno, inizia da quello. Sembra una follia vero?

E invece no e ti spiego il perché. Occupandotene subito, nel momento più produttivo, lo risolverai più facilmente e velocemente e, soprattutto, non rimarrai con l’intero pensiero per tutto il giorno.

Un po’ come dire, via il dente via il dolore: proprio così.

Diversamente, sarebbe come avere un tormento continuo per tutta la giornata quando invece puoi scegliere di lavorare più serenamente.

Regola 7 dell’organizzazione: spunta gli obiettivi raggiunti

Man mano che raggiungi i goal che ti sei appuntato sulla to-do-list spunta o depenna. Trovo che sia bellissimo vedere che mano a mano quell’elenco, all’apparenza interminabile, diminuisce e diventa sempre più gestibile.

Regola 8 dell’organizzazione: impara a delegare

Non sempre è possibile far tutto da soli e anzi non si può proprio pensare di non aver bisogno degli altri. A proposito di questo, anche se completamente OT, ti consiglio di scoprire la meravigliosa intervista ad Ezio Bosso (sicuramente ti arricchirà molto e confermerà quanto tu non ti debba vergognare di chiedere aiuto).

Lì dove non è umanamente possibile arrivare fatti supportare da collaboratori validi e competenti.

Mi raccomando impara poi a fidarti di loro perché è corretto che tu verifichi il loro operato ma non sostituirti, diversamente è come non affidare ad altri ma finta.

Regola 9 dell’organizzazione: premiati

Ogni volta che sarai stato in grado di far tutto ciò che ti eri prefissato fatti i complimenti, perché non è detto riuscirci. Magari ogni tanto fatti un regalino che può non necessariamente essere qualcosa di tangibile, può essere una semplice coccola.

Un po’ come si fa con i bambini quando imparano a fare qualcosa di nuovo, farai apprezzamenti, esulterai e loro saranno più propensi a fare ancora di più.

Regola 10 dell’organizzazione: accetta i complimenti e rispondi semplicemente grazie

Fanno bene al cuore e alla tua autostima.

Ci sono persone che fanno fatica ad accettarli e tendono a giustificarsi. Non lo fare, accoglili e renditi conto del tuo valore.

Un semplice grazie sarà la risposta che farà felice il tuo interlocutore.

Conclusioni

Ho usato tutte le tecniche sopra citate per scrivere questo post in un ambiente che non era proprio il più adatto per farlo e hanno funzionato.

Ora però tocca a te, raccontami quali sono i tuoi segreti per essere sempre organizzato o, nel momento in cui proverai i miei suggerimenti, torna a raccontarmi se hanno funzionato anche con te.

Soprattutto: fra i buoni propositi per questo 2018 perché non inserire “migliorare l’organizzazione”?

Grazie per avermi dedicato il tuo tempo, è speso bene :)

Francesca Borghi Visita il Sito Web
CEO e Founder di Your Smart Agency – Alla continua scoperta di nuove idee, nuovi stimoli e nuove passioni. Con creatività studia la miglior strategia e comunicazione per il tuo Brand. Soluzioni Smart, a portata di tutti, tutti i giorni.
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